為了對與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系作為符合性證據(jù)的形成文件的信息（以下稱記錄）進行管理，為評價質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運作情況提供客觀依據(jù)，以證明質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的持續(xù)有效性，特制定本程序。

2、范圍

 

　　本程序適用于與本公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系有關的記錄，包括顧客和供方提供的質(zhì)量、環(huán)境等記錄。

 

3、權責

 

　　3.1公司記錄由品保中心/人力行政中心歸口管理。

 

　　3.2相關部門負責本部門產(chǎn)生的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄（含外來質(zhì)量／環(huán)境/安全記錄）的收集、匯總整理、編目、裝訂和保存。

 

4、定義

 

　　記錄：是指在質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全活動中，根據(jù)公司的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系文件規(guī)定過程中產(chǎn)生的記錄（如：檢驗和測試結果、內(nèi)部審核結果、校準數(shù)據(jù)等），作為本公司實施過程的書面證據(jù)。

 

5、作業(yè)內(nèi)容

 

　　5.1流程圖

 

　　5.2表單的編制：

 

　　5.2.1各部門、制造事業(yè)部/分公司根據(jù)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件的要求，編制質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄所需的表單。表單應覆蓋質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的所有過程、所有部門、所有質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全活動。

 

　　5.2.2各部門、制造事業(yè)部/分公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄所需表單的編制、審批和編號方法參見《文件與資料控制程序》。

 

　　5.3表單的登記、確認：

 

　　5.3.1各部門、制造事業(yè)部/分公司根據(jù)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系文件的要求編制的表單樣板經(jīng)相關部門主管確認后報品保中心/人力行政中心備案。

 

　　5.3.2品保中心/人力行政中心更新《受控記錄總覽表》，《受控記錄總覽表》每年對外公布―次，以便各部門、制造事業(yè)部/分公司查閱和檢查所用表單是否有效。

 

　　5.3.3表單的版本控制。當表單只作格式上的調(diào)整，其記錄內(nèi)容的要求沒有發(fā)生改變或增減時，可不作改版處理，此時可由文控直接切換即可。

 

　　如果表單中的重要欄目和追溯欄目發(fā)生改變或增減時，則必須按照《文件與資料控制程序》的文件變更規(guī)定執(zhí)行變更。表單變更時，管理者代表應針對具體情況判定是否換版。

 

　　5.4記錄：

 

　　5.4.1各部門、制造事業(yè)部/分公司根據(jù)表單需要填寫的內(nèi)容要求進行記錄。

 

　　5.4.2記錄要求：

 

　　5.4.2.1各種記錄應使用記錄總覽表規(guī)定的最新版本的表單。

 

　　5.4.2.2記錄應字跡清晰，易于辨認，對于表格中重要的和追溯欄位（如訂單號、批號、日期等），填寫時不準遺漏。

 

　　5.4.2.3記錄因書寫錯誤修改時，用雙橫線將錯誤內(nèi)容劃掉，重新書寫正確內(nèi)容，對于重要的和追溯欄位的修改，修改者應在旁邊簽名并注明日期。不能使用涂改液，不能將錯誤內(nèi)容涂改得看不清楚。日期填寫格式：_____年____月____日或___日____月_____年。

 

　　5.4.2.4記錄中不需要填寫的項目用“／”劃掉。

 

　　5.4.2.5記錄也可以媒體（硬拷貝或電子媒體）形式保存。

 

　　5.5記錄確認、收集、整理、編目、裝訂：

 

　　5.5.1記錄填寫完畢后，必要時，由填寫人的直接上級確認記錄的完整性和真實性， 記錄修改時，須簽名，以防止非預期的更改。

 

　　5.5.2各部門、制造事業(yè)部/分公司負責對本部門產(chǎn)生的記錄進行收集、整理、編目、裝訂。

 

　　5.5.3記錄一般以時間先后的順序，根據(jù)實際情況，按相應的時間期限（周、月、季、年）收集，以記錄名稱或編碼分類標識（記錄名稱、保存期限等）、編目、裝訂成冊進行歸檔保存。

 

　　5.6記錄歸檔、存儲和保管：

 

　　5.6.1各部門、制造事業(yè)部/分公司負責將裝訂成冊的質(zhì)量／環(huán)境/職業(yè)健康安全記錄歸檔保存。

 

　　5.6.2記錄保管場所應避免潮濕，須防止記錄變質(zhì)、損壞和丟失。

 

　　5.7記錄查詢、借閱：

 

　　5.7.1因工作需要查詢記錄時，不得損壞、涂改記錄，應保證記錄的完整。

 

　　5.7.2記錄借閱原則：在持有單位現(xiàn)場閱讀，若需影印件，應先征得記錄保管責任人同意。

 

　　5.7.3合同要求時，相關記錄應提供給客戶或其代表在定期內(nèi)評估。

 

　　5.8記錄原稿保存期限參照《受控記錄總覽表》要求執(zhí)行，《受控記錄總覽表》制訂應滿足：（復印件根據(jù)實際接收部門實際需要保存）

 

　　a.顧客或法律法規(guī)要求記錄的保存期限。

 

　　b.合同資料、顧客要求及更改資料、采購訂單和修改資料的保存期限至少為產(chǎn)品出貨后6個月。

 

　　c.運行狀態(tài)記錄（如檢驗和測試結果等）保存期限至少為1年。

 

　　d.審核結果記錄（認證機構審核、管理評審、內(nèi)部質(zhì)量審核）保存三年（或以上）。

 

　　e.月度統(tǒng)計分析的記錄其保存期限至少1 2個月，年度統(tǒng)計分析的記錄其保存期限則至少2年。

 

　　5.9超過保存期限的記錄的處理：

 

　　超過保存期限的記錄，由保存部門負責銷毀。

 

　　5. 10外來記錄：

 

　　外來記錄應按記錄性質(zhì)按權責部門進行歸口管理。對接收的外部記錄，按提供單位或記錄名稱由接收部門分類管理，依其性質(zhì)規(guī)定其保存期限。

 

6、相關文件

 

　　《文件與資料控制程序》

 

7、相關記錄

 

　　《受控記錄總覽表》